Diese Checkliste hilft Dir, Deine Finanzbuchhaltung strukturiert zu digitalisieren und innerhalb kurzer Zeit effizienter zu organisieren.

Du kannst die Punkte Schritt für Schritt durchgehen und direkt umsetzen.

1. Belegmanagement organisieren

☐ Es gibt einen festen digitalen Belegeingang (z. B. E-Mail-Adresse oder Cloud-Ordner)

☐ Alle Mitarbeitenden wissen, wo Belege abgelegt werden

☐ Papierbelege werden sofort gescannt oder fotografiert

☐ Belege werden nicht lokal auf einzelnen Rechnern gespeichert

☐ Es existiert eine klare Ordnerstruktur, z. B.:

• Eingang

• In Prüfung

• Gebucht

• Archiv

☐ Belege werden spätestens am selben Tag abgelegt

☐ Es gibt eine Person, die regelmäßig prüft, ob Belege fehlen

2. Eingangsrechnungen strukturiert verarbeiten

☐ Eingangsrechnungen landen immer im gleichen digitalen Ordner

☐ Jede Rechnung wird kurz geprüft (Betrag, Lieferant, Leistung)

☐ Zuständigkeiten für Freigabe oder Prüfung sind festgelegt

☐ Rechnungen werden einheitlich benannt, z. B.: 2026-03-15_Lieferant_Betrag.pdf

☐ Zahlungsziele werden sichtbar dokumentiert

☐ Rechnungen werden nicht mehrfach gespeichert